一、課程?容與計?：
隨著辦公室自動化設備(Office Automation)的普及，台灣與日本交流日益頻繁，雙方商業間通訊方法也日新月異，除了一般郵件、電話、電報等通訊手段外，更結合了電傳(Telex)、傳真(Facsimile)、電腦網路(Internet)通訊等新科技，促使交流資訊流通速度快捷，商業往來層面無遠弗屆。然而，無論現代科技多發達，發送資訊憑藉的依然是人手；接收、解讀進而運用資訊仰賴的還是人腦。因此，在交流上，欲著手撰寫一封可以運用自如或創造無限商機的應用書信，必須先瞭解應用書信具備的使命在於：使企雙方往來較易各得其利；潤滑雙方交流或買賣關係；並進一?擴大交易範圍。有鑑於此，書信?容應講求誠實明確，措詞用句也需保持一定水準，並力求簡潔無訛。
眾所週知，目前日本與我?並無邦交，但貿易交流上，商品不斷推陳出新，使得商機有如泉湧。然而其民族性卻又相當保守，執著於傳統。這反映在商業行為上，意味著與之往來，必須瞭解其既有的特殊商業習俗，此功夫端賴多閱讀相關資料，以及前輩們的口耳相傳。至於固守傳統的民族性反映在應用書信上，則代表其有例可循，有固定的格式可套用。因此，只要正確地引用適當的文句，並熟稔書信用語及其表現方法，結合日文應用書信：(一)前引(二)前文(三)本文(四)末文(五)副文等基本構成，即可寫出創造無限商機與交流的信函。

2、日文應用書信的種類
（1）一般文書（含社交文書即交際信函）
種 類 主 要 ?容
案?、招待?、宴會邀請、商品展售等、挨拶?、人事異動、季節問候、慶弔道賀慰問等。
見舞?、天災人禍病痛等的慰問、??、感謝招待、慶賀慰問等交際信函雖不如交易信函可立竿見影，馬上獲得實質的回報，但卻不失為製造商機的好材料。一封適時得體的問候信，可以達到提醒、加深印象的效果。充分運用這一類軟性素材，將可構築出易於拓展商務的環境來。

（2） 商用文書
在日本，商業書信依其發送對象、目的之不同，首先可概分為「社?文書」和「社外文書」。「社?文書」主要在於促使公司內部業務順利推展，達成上下縱橫的全面溝通。日本駐台貿易商社根據統計，至2001年止共有1300餘家，為數相當多。國人任職於日本商社，與總公司聯絡時，便有機會接觸到「社?文書」。其他內容包括傳達、照會、簽呈、傳票、報表、會議記錄等等。至於「社外文書」則泛指企業間進行商業行為時，來往的一切書函。是任何一位與日方有生意來往的國人，都可能撰發接收的書信。「社外文書」依其內容性質之不同，又可區分為直接與交易有關的「取引文書」，以及偏重交際、潤滑買賣雙方關係的「社交文書」。茲分別簡述其種類及主要內容如下：

取引文書(交易信函)
種 類 主 要 ?容
依??、初次招攬、介紹客戶、索取樣品資料、詢價委託信用調查、爭取代理權、紹介、回答?、回應上述「依??」之要求,諸如：寄發樣品、報價、告知交易條件等。其他包括議價、交易、照會交貨、裝船等相關事宜監督促?、催促交貨、開立信用狀、付款等。
抗議、陳謝?。反映交易過程中一切不當事宜道歉、解釋、補償過失、通知?、會議通知、人事異動、地址電話號碼變更。
這一類信函，直接牽涉到商務的利害關係，撰寫時力求正確簡潔明瞭。尤其事前若能將其格式標準化，依訴求分門別類輸入電腦中，業務上需要時，只要填入發信對象、品名、數量、日期等明細，即可迅速寄發，達到事半功倍的效果。

（3） 公文書
我?雖與日本無正式邦交、但半官方之交流、如日方駐台?之交流協?及我?之駐日代表處之間的往還公文即屬之。

3、日文應用書信的格式

中日文一般書籍皆以直寫為主流，但是應用書信書寫格式隨著電腦的普及，很明顯地以橫寫為時代趨勢。尤其是當日本官方的公文也多採行橫寫後，一向堅持「唯有縱書，才能表現日本文字之美」的衛道人士，也只能固守著商業書信中，偏重交際性質的部分「社交文書」這一道防線了。此外，同樣地由於電腦化作業的推展，手寫的信函愈來愈少。儘管列印出來的書信有美觀、效率高、利於修改等種種優點，但總是缺少了親筆書寫的圓潤，以及帶給對方的